Wykorzystanie workflow do przygotowania funkcji lookup/wyszukaj

Celem tej procedury jest zdefiniowanie kroków potrzebnych do skonfigurowania funkcji lookup w systemie monday.com w oparciu o workflow, aby automatycznie pobierać stawki godzinowe pracowników i obliczać na ich podstawie koszty poszczególnych zadań w projekcie. Dzięki temu proces będzie bardziej efektywny.

Kluczowe kroki

  1. Przygotowanie kolumny pracownika w tablicy zarządzania projektem:
    • Upewnij się, że w tablicy zarządzania projektem istnieje kolumna, w której przypiszesz pracownika do konkretnego zadania.
  1. Utworzenie triggera (wyzwalacza):
    • Zdefiniuj trigger, który uruchomi workflow. W tym przypadku będzie to zmiana wartości w kolumnie pracownik w tablicy zarządzania projektem.
  1. Pobranie danych zadania:
    • Po wyzwoleniu workflow, system pobierze dane dotyczące konkretnego zadania, w którym została dokonana zmiana.
  1. Wyszukiwanie stawki godzinowej:
    • Na podstawie informacji o przypisanym pracowniku, system przeszuka drugą tablicę (zawierającą stawki godzinowe) w celu znalezienia odpowiedniego wiersza z danymi tego pracownika.
  1. Obliczenie kosztu zadania:
    • System pobierze stawkę godzinową i obliczy koszt realizacji zadania, a następnie wstawi tę wartość do odpowiedniej kolumny w tablicy zarządzania projektem.

Uwagi ostrożnościowe

  • Upewnij się, że wszystkie dane dotyczące pracowników i ich stawek godzinowych są aktualne i poprawne, aby uniknąć błędów w obliczeniach.
  • Sprawdź, czy kolumny w obu tablicach są poprawnie skonfigurowane, aby workflow działał zgodnie z zamierzeniem.

Wskazówki dla efektywności

  • Regularnie aktualizuj stawki godzinowe w drugiej tablicy, aby zapewnić dokładność danych.
  • Przetestuj workflow na małej próbce danych przed wdrożeniem go na większą skalę, aby upewnić się, że działa zgodnie z oczekiwaniami.
  • Zachęcaj zespół do zgłaszania wszelkich problemów lub sugestii dotyczących poprawy procesu, aby stale zwiększać efektywność działania.

Dzięki tym krokom, zespół będzie w stanie skutecznie i bezbłędnie korzystać z funkcji lookup w monday.com, co przyczyni się do lepszego zarządzania projektami i budżetami.