W piątkowym odcinku przygotowanym przez Intelligent Studios, oficjalnego partnera monday.com w Polsce, Tomek Kostowski przybliża temat zarządzania dostępami i uprawnieniami w monday.com. To istotny element każdego procesu biznesowego, który pozwala precyzyjnie określić, kto i w jaki sposób korzysta z zasobów platformy.

Prezentacja rozpoczyna się od przedstawienia czterech podstawowych typów użytkowników dostępnych w systemie: administratora, członka zespołu, odwiedzającego oraz gościa. Administrator to osoba zarządzająca całym kontem, odpowiadająca za konfigurację, integracje z innymi systemami oraz eksport danych, np. do plików Excel. Członek zespołu posiada pełen dostęp do funkcji systemu i aktywnie uczestniczy w procesach. Użytkownik odwiedzający działa w trybie tylko do odczytu, bez możliwości edycji treści. Z kolei gość, który loguje się spoza domeny organizacji, ma nieco większe uprawnienia niż odwiedzający – może dodawać wiersze, komentować oraz brać udział w procesach przypisanych do konkretnych tablic.

Tomek zwraca uwagę na to, że jedynie role administratora oraz członka zespołu są płatne w większości planów monday.com. Odwiedzający i gość korzystają z darmowego dostępu. Co ważne, administrator ma możliwość tworzenia niestandardowych typów użytkowników, konfigurowanych na bazie podstawowych ról. Można je potem przypisać do konkretnych osób w systemie.

Kolejnym zagadnieniem są uprawnienia do obszarów roboczych. To nadrzędne jednostki, które porządkują dane w monday.com. Wyróżnia się obszary otwarte i zamknięte. W zamkniętych, dostęp jest ograniczony i kontrolowany przez właściciela obszaru roboczego, który decyduje, kogo zaprosić oraz jakie uprawnienia nadać innym użytkownikom. Można także przypisywać role, które określają zakres dostępnych działań w danym obszarze.

Dalej Tomek omawia tablice – kluczowy element monday.com, który umożliwia organizację pracy w systemie. Twórca tablicy automatycznie staje się jej właścicielem, co daje mu pełną kontrolę nad zapraszaniem innych użytkowników oraz nadawaniem ról. Do wyboru są trzy typy tablic: główna (widoczna dla wszystkich użytkowników obszaru roboczego), prywatna (widoczna tylko dla zaproszonych osób) i współdzielona (przeznaczona głównie dla gości spoza organizacji, np. freelancerów). Co istotne, typ tablicy można zmienić w dowolnym momencie.

W zakresie zarządzania tablicami monday.com umożliwia ustawienie uprawnień per kolumna i per wiersz. Można ograniczyć widoczność i edycję konkretnych kolumn, a także przydzielać dostęp wybranym osobom. System informuje o takich ograniczeniach ikonami przy nazwach kolumn – na przykład przekreślone oko oznacza ograniczenie widoku.

Tomek podkreśla, że pełen wachlarz uprawnień obejmuje także kontrolę nad elementami tablicy, grupami, formularzami oraz widokami. W związku ze złożonością tematu, zapowiada kolejne nagranie, w którym szczegółowo omówi uprawnienia na poziomie tablicy.

Ostatnim aspektem poruszonym w tym odcinku są zespoły. Tworzenie zespołów nie przyznaje im domyślnie żadnych uprawnień, jednak umożliwia szybkie i wygodne zarządzanie dostępami do tablic i obszarów roboczych poprzez przypisanie całej grupy. Dzięki temu administratorzy unikają ryzyka pominięcia jakiegoś użytkownika przy nadawaniu dostępów.

Na zakończenie Tomek zaznacza, że prawidłowe ustawienie dostępów i uprawnień w monday.com jest kluczowe dla bezpieczeństwa i efektywności pracy z platformą. Zachęca do kontaktu w przypadku pytań i proponuje indywidualne sesje konsultacyjne. Dla zainteresowanych przygotował także dodatkowe materiały i linki zawierające szczegółowe instrukcje.

Wszystkich, którzy uznali nagranie za pomocne, Tomek prosi o polubienie materiału oraz o udostępnienie go osobom, które mogą być zainteresowane tematyką pracy z monday.com.