Jak pojišťovna optimalizovala kapacity servisů pomocí workloadu v monday.com

Michal Jurník z Intelligent Studios ve svém novém videu přináší pokročilý náhled na využití funkcionality workload v monday.com. Na praktickém příkladu pojišťovny ukazuje, jak lze efektivně spravovat rezervace oprav a kapacity servisů tak, aby vše fungovalo hladce i při komplexním provozu.

Business case: Pojišťovna a rezervace oprav

Pojišťovna řeší havárie svých klientů a potřebuje plánovat opravy v jednotlivých servisech. Proces je rozdělen do fází jako „nepřiřazeno“, „přiřazeno“, „opravuje se“ a „hotovo“. Operátoři pojišťovny zajišťují samotné rezervace oprav, zatímco autoservisy doplňují údaje o době trvání oprav.

Každá položka opravy má přidělené atributy, jako je servis, datum opravy a případně náhradní vozidlo.

Problém s kapacitou v základním nastavení

Původně bylo zvažováno propojení oprav a servisů pomocí Connected Boards, ale narazilo se na omezení – nebylo možné definovat individuální kapacity pro jednotlivé servisy. V základním nastavení workloadu je možné nastavit pouze jedno pole pro effort and capacity, což nevyhovovalo reálným potřebám.

Například:

• Autodesign Břeclav zvládne jen 2 opravy týdně

• Kubíček Olomouc má kapacitu až 5 oprav týdně

Navíc některé servisy mohou být dostupné jen omezený počet dní v týdnu, což bylo třeba zohlednit.

Řešení: Použití týmu a detailní nastavení kapacit

Zde přichází do hry funkce týmu (teams) a tzv. people column, která umožňuje každému členu nebo týmu nastavit specifické pracovní dny a kapacity.

Každý autoservis byl definován jako samostatný tým s přidělenými pracovními dny:

• Autodesign Břeclav: 4 pracovní dny, s jedním dnem na privátní opravy

• Kubíček Olomouc: dostupný od úterý do pátku

Přes funkci Edit capacity per person or team pak bylo možné nastavit:

• Kolik oprav může servis zvládnout za den

• Celkovou týdenní kapacitu

Například Kubíček Olomouc měl nastavenou kapacitu 8 oprav týdně (4 dny × 2 opravy denně), zatímco Autodesign Břeclav až 12 oprav.

Přehledná kombinace procesů

Díky tomuto nastavení bylo možné kombinovat dvě klíčové oblasti do jednoho přehledného řešení:

1. Plánování oprav (workload na jednotlivé sloty)

2. Dostupnost náhradních vozidel

Systém nyní dokáže zobrazit:

• Který servis má volnou kapacitu v konkrétní den či týden

• Kdy je k dispozici náhradní vozidlo

To umožňuje operátorům rychle a efektivně rezervovat nejen samotnou opravu, ale i potřebné zajištění mobility pro klienta během opravy.

Výsledek

Díky správnému využití workloadu, people columns, týmů a detailního plánování mají nyní operátoři pojišťovny přehled o tom:

• Jaká je aktuální kapacita servisů

• Kdy lze opravu naplánovat

• Kde je dostupné náhradní vozidlo

Tato optimalizace výrazně zjednodušila a zpřesnila celý proces plánování oprav a přispěla ke spokojenosti klientů i efektivitě práce pojišťovny.

---

Pro více inspirace, jak pokročile využívat monday.com ve specifických procesech, sledujte další videa od Intelligent Studios.