Jak nastavit a používat lookup v projektovém managementu
Efektivní řízení projektových výdajů je klíčové pro úspěch každého podnikání. Michal Jurník z Intelligent Studios nedávno sdílel užitečný průvodce, jak nastavit a využít lookup ve workflow projektového managementu v monday.com. Tato funkce umožňuje projektovým manažerům automaticky sledovat výdaje propojením úkolů s hodinovými sazbami zdrojů. Zde je přehled celého procesu:
Přehled nastavení
Michal předvedl využití dvou propojených boardů:
- Project Management Board (cílový board pro lookup) – Tento board sleduje úkoly, časové osy a celkové náklady na projekty.
- Resource Management Board (zdrojový board pro lookup) – Také označován jako databáze zaměstnanců, obsahuje podrobnosti o zaměstnancích, uživatelských účtech a hodinových sazbách.
Lookup umožňuje automatické přenášení dat z Resource Management Board do Project Management Board, čímž zajišťuje přesné náklady na úkoly a zjednodušuje rozpočtování projektů.
Jak lookup funguje
- Přiřazení úkolu – Když je v Project Management Board přiřazen řešitel (nebo člen týmu), jeho hodinová sazba se automaticky načte z Resource Management Board.
- Výpočet nákladů – Po nastavení časové osy úkolu workflow vypočítá celkové náklady na úkol na základě sazby řešitele a délky trvání.
Tento systém zajišťuje, že náklady na projekty jsou vždy aktuální, což manažerům pomáhá efektivně spravovat rozpočty.
Nastavení workflow
Michal použil Workflow Builder v monday.com k vytvoření procesu lookup v pěti krocích:
- Trigger (spouštěč) – Workflow se aktivuje při změně sloupce „Resolver“ na Project Management Board.
- Získání dat úkolu – Shromáždí se všechny relevantní informace z upraveného úkolu.
- Přiřazení dat – Systém vyhledá odpovídající záznam zaměstnance na Resource Management Board pomocí dat z předchozího kroku.
- Načtení informací o zdroji – Z vyhledaného záznamu se načtou podrobnosti, jako je hodinová sazba zaměstnance.
- Aktualizace project boardu – Hodinová sazba se automaticky nastaví v Project Management Board, čímž se dokončí proces lookup.
Využití nad rámec projektového managementu
Michal zdůraznil univerzálnost této funkce lookup. Lze ji přizpůsobit různým obchodním procesům, například:
- HR procesy: Automatizace pracovních postupů souvisejících se zaměstnanci.
- Prodej a CRM: Zjednodušení správy klientských dat a leadů.
- Další vlastní workflow: Každý scénář, který vyžaduje automatizaci dat mezi boardy.
Implementací tohoto řešení mohou firmy výrazně zvýšit efektivitu, snížit chybovost a mít lepší kontrolu nad financemi.
Pro podrobný vizuální návod navštivte YouTube kanál Intelligent Studios, kde Michal sdílí další užitečné rady a praktické návody.
Pokud vám tento průvodce pomohl, nezapomeňte navštívit Intelligent Studios na YouTube. Přihlaste se k odběru a zůstaňte v obraze s nejnovějšími tipy a triky pro optimalizaci workflow.
