Zefektivnění správy kreativních assetů pomocí monday.com

Efektivní správa kreativních assetů vyžaduje strukturovaný workflow, který zajistí jasnost, koordinaci a spolupráci mezi různými týmy. Tento průvodce ukazuje, jak lze využít monday.com ke zjednodušení správy kreativních assetů prostřednictvím tří vzájemně propojených boardů: Creative Asset Request & Approval, Creative Asset Creation a Material Purchasing.

Díky tomuto systému mohou týmy zlepšit transparentnost, sledovat pokrok v reálném čase a zvýšit efektivitu spolupráce.

Přehled třípropojového systému

Tento systém se skládá ze tří hlavních boardů, z nichž každý plní specifickou roli ve správě kreativních assetů:

• Creative Asset Request & Approval – Spravován týmem Creative Management, který schvaluje nebo zamítá žádosti.
• Creative Asset Creation – Používán kreativním týmem pro řízení a sledování procesu tvorby assetů.
• Material Purchasing – Spravován týmem pro nákup materiálů, který se stará o zajištění potřebných surovin pro fyzické reklamní materiály.

Díky propojení mezi těmito boardy jsou přechody mezi jednotlivými fázemi plynulé a týmy mají vždy aktuální přehled o stavu projektu.

Creative Asset Request & Approval Board

Celý proces začíná podáním Creative Asset Request prostřednictvím formuláře, ve kterém žadatel uvede:

• Typ assetu (např. fyzická reklama).
• Požadovaný termín dokončení.
• Zda je nutné objednat materiál.

Po odeslání žádosti se tato zobrazí na Creative Asset Request Board, kde ji Creative Management Team přezkoumá a buď schválí, nebo zamítne. Pokud je žádost schválena, postupuje do Creative Asset Creation Board k realizaci. Pokud vyžaduje materiálové zajištění, je automaticky propojena také s Material Purchasing Board.

Creative Asset Creation Board

Tento board používá kreativní tým k řízení a sledování výroby assetů. Zajišťuje, že:

• Úkoly jsou jasně přiřazené copywriterům, designérům a dalším členům týmu.
• Jsou zaznamenány požadované sociální sítě pro propagaci.
• Jsou viditelné očekávané termíny dokončení pro všechny zainteresované strany.
• Stav nákupního procesu (pokud je potřeba) je sledován v reálném čase.

Jakmile se stav výroby assetu změní, automaticky se aktualizuje na Material Purchasing Board i Creative Asset Request Board.

Material Purchasing Board

Pokud projekt vyžaduje fyzické materiály (např. bannery, tištěné reklamy), tým pro nákup materiálů je spravuje právě v tomto boardu. Zde se sledují:

• Schválení a přidělení rozpočtu pro nákup materiálu.
• Stav objednávek (např. výběr dodavatele, průběh dodání).
• Aktualizace v reálném čase, které se automaticky synchronizují s ostatními boardy.

Například, pokud se stav nákupu změní na „Developer Evaluation“, tato aktualizace se ihned projeví i na Creative Asset Creation Board, což umožní kreativnímu týmu podle toho upravit svůj harmonogram.

Plynulé propojení mezi boardy

Tento systém automaticky synchronizuje klíčové změny statusů napříč všemi třemi boardy, což eliminuje potřebu ručních aktualizací. Příklady zahrnují:

• Pokud Creative Asset Creation Team změní status na “Working on Text”, tento stav se okamžitě projeví na Material Purchasing Board i na Creative Asset Request Board.
• Když nákupní tým označí položku jako „Completed“, aktualizace se ihned zobrazí na Creative Asset Creation Board i Creative Asset Request Board.

Díky této viditelnosti v reálném čase jsou všechny zainteresované strany neustále v obraze, což minimalizuje nesrovnalosti a zvyšuje efektivitu.

Klíčové výhody tohoto systému

✔ Lepší spolupráce – Kreativní, nákupní a řídicí týmy jsou vzájemně propojené.

✔ Aktualizace v reálném čase – Automatická synchronizace statusů eliminuje zbytečné manuální změny.

✔ Vyšší transparentnost – Každý v procesu může kdykoliv sledovat aktuální stav projektu.

✔ Efektivnější workflow – Rychlejší rozhodování a eliminace zpoždění při tvorbě assetů.

Závěr

Tento tříboardový systém v monday.com představuje efektivní řešení pro zjednodušení správy kreativních assetů. Díky propojení schvalování žádostí, sledování tvorby assetů a nákupu materiálů mohou týmy zlepšit koordinaci, zamezit nedorozuměním a zajistit plynulý průběh projektů.

Pokud hledáte způsob, jak zvýšit produktivitu a synchronizaci týmů, tento systém může být ideálním řešením pro vaši organizaci.

Chcete více tipů na zvýšení efektivity? Sledujte Intelligent Studios pro další průvodce a produktivní strategie! 🚀